Plano de ação: necessário para dar um novo passo
Plano de ação é algo necessário para todo empreendedor que busca dar um novo passo na sua empresa. E apesar do nome pomposo o plano trata-se de um documento escrito que tem registrados todas as informações referentes ao objetivo desejado, sendo assim, nele estão descritas os passos que serão dados, os recursos físicos, monetários e humanos necessários para atingir o que se quer.
Com o plano de ação o empresário pode prever todas as ações que serão realizadas e poderá tomar todas as decisões antes de colocá-las em prática, garantindo mais assertividade e a possibilidade de correção antecipada de eventuais problemas que podem surgir. Este documento é ideal para ações a curto prazo, no entanto, nada impede de que o empreendedor possa utilizá-lo também em outras circunstâncias.
Ele é importante porque é base para um planejamento estratégico, ajuda a identificar, corrigir e prevenir erros. Além de demonstrar o passo a passo de cada meta a ser atingida, o quanto será gasto com cada passo e na concretização total do objetivo, e quem serão os responsáveis por etapa. No entanto, por se tratar de uma projeção para o futuro sua elaboração merece atenção, já que exige uma boa coleta de dados, levando em consideração uma autoanalise sobre as capacitações profissionais e pessoais. Também lembrando que atas, pesquisas relatórios e outros documentos também podem ser incluídas no planejamento.
Etapas do Plano de Ação
Fazer o Plano de Ação merece muita atenção, mesmo assim, montá-lo não é uma tarefa complicada. Geralmente três passos básicos devem ser realizados quando o projeto vai para o papel. São etapas necessárias para a melhor descrição de cada passo que será dado para atingir a meta final.
1º Início:
Na primeira etapa o executor deve pensar e delimitar o objetivo. A partir daí deve-se unir todos os documentos necessários para auxiliar na execução do projeto. Nesta fase também serão escolhidos os profissionais que ajudarão na execução do plano. O executor deve conhecer bem o assunto e a meta que quer atingir, sendo assim nesta etapa ele deve estudar bem todos os assuntos que giram em torno daquilo que ele quer. Isso será necessário para prever os eventuais problemas e suas soluções.
2º Planejamento:
Eis a etapa mais importante no Plano de Ação. Depois de estrututar bem o objetivo a ser alcançado, estudar bem o tema e conhecer bem os passos que deverão ser tomados é hora de montar o planejamento.
Como é a base do projeto, no planejamento deverá estar descritas as principais atividades e respectivos recursos a serem executá-dos.
O executor tem como tarefa elaborar um cronograma com cada ação a ser tomada, determinar a participação dos profissinais, os custos necessários e o tempo necessário para o desenvolvimento de cada atapa. Em alguns Planos também é necessário criar um cronograma secundário de acordo com as exigências para a realziação das atividades delimitadas, como riscos, qualidade, recursos humanos, locais, dentre outros.
3º Execução
Com o Plano de Ação pronto é hora de colocar tudo em prática. O responsável por ele deve analisar e acompanhar a execução de cada uma das atividades, pois será nesta etapa que os eventuais erros (já conhecidos ou não) podem surgir, e devem ser corrigidos rapidamente, já que estes desvios podem atrapalhar o andamento do plano.
Quando os problemas surgem o empresário deve listá-lo, indentificar suas causas e atribuir as soluções mais adequadas. E não esqueça, o planejamento pode sofrer ajustes em algumas etapas, caso seja necessário.
A conclusão de uma etapa também deve ser documentada. Nela é preciso anotar as atividades realizadas, tempo necessário e suas peculiaridades.
O Método 5W2H
A grande maioria das empresas utiliza o método 5W2H para a montagem do planejamento, pois é uma forma mais fácil de identificar cada ação que deverá ser realizada para atingir o objetivo final. Para tanto é necessário seguir os seguintes passos:
1- O que será feito (What): descrição de todas as etapas necessárias para atingir o objetivo final.
2- Por que será feito (Why): justifica a necessidade de alcançar o objetivo definido.
3- Onde será feito (Where): no planejamento deve constar os locais onde serão executadas as tarefas para a concretização do plano.
4- Quando será feito (When): cada ação deve ter um tempo a ser realizado, logo, o período para a finalização de cada, assim como o total de todas elas devem estar descritas.
5- Por quem será feito (Who): as atividades delegadas para cada profissional responsável por executá-las, sendo necessário adequar cada ação por profissional, caso haja necessidade.
6- Como será feito (How): No Plano de Ação é necessário definir como cada etapa será executada, sendo descritos os métodos a serem utilizados.
7- Quando custará (How Much): é importante determinar o valor do investimento necessário para realizar as etapas, incluindo nas despesas os recursos humanos e financeiros.
Veja abaixo um exemplo do plano de ação com método 5W2H:
